Kundesider
Dersom pasient forlater klinikken uten å betale for seg på stedet, og heller ikke betaler via ConvenePay, (fordrer at dere har denne tjenesten aktivert), blir det som standard sendt faktura påfølgende virkedag. Faktura kan sendes som elektronisk fakturavarsel på SMS, via Digipost eller som ordinær post.
Prioritert rekkefølge:
- Pasienten får faktura tilsendt via Digipost dersom vedkommende har etablert egen konto for dette
- Pasienten får faktura elektronisk som varsel på SMS dersom vedkommende har samtykket til dette
- Dersom elektronisk distribusjon ikke er tilgjengelig, mottar pasienten faktura per post til folkeregistrert adresse
Dersom kravet oversendes inkasso vil pasienten også kunne motta henvendelser via eFaktura dersom vedkommende har samtykket til dette.
Minner om at dine pasienter også kan se sin faktura i vår selvbetjente pasientportal MinConvene. Les mer om det her!
Betales ikke faktura innen forfall, vil pasienten få tilsendt et inkassovarsel fra CrediCare. Inkassopågang og eventuelt rettslige tiltak er blant virkemidlene du som behandler har til rådighet for å få betalt for tjenestene du utfører.
Illustrasjonen under viser hvordan vi krever inn utestående på dine vegne
Nedenfor er innfordringsprosessen forklart fra A til Å:
Faktura
Dersom pasienten forlater klinikken uten å betale for seg blir det som standard sendt faktura påfølgende virkedag.
Inkassovarsel
Inkassovarsel sendes 14 dager etter betalingsfristen dersom faktura ikke blir betalt. Inkassovarselet sendes per digipost eller post og har en betalingsfrist på 14 dager. I varselet oppfordres pasienten til å ta kontakt med oss ved spørsmål eller om vedkommende er uenig i kravet.
Betalingsoppfordring
Dersom inkassovarselet ikke blir betalt oversendes fakturaen inkasso etter forfall, og kravet får et saksnummer. Pasienten vil deretter motta en betalingsoppfordring hvor kravet er belastet med lett salær. Alle inkassobrev sendes enten via eFaktura, Digipost eller per post.
Purring etter tungt salær
Om kravet fortsatt ikke er betalt, tar vi kontakt med pasienten gjennom ulike kanaler for å komme til en løsning. Dersom kravet ikke er betalt etter at betalingsoppfordringen er forfalt, er neste steg at det påløper et tungt salær. Det er en dobling av lett salær. Det vil da sendes en ny påminnelse til pasienten.
Vurdering
Dersom vi fremdeles ikke har oppnådd en frivillig løsning med pasienten, vil vi vurdere hva som er best å gjøre videre. Vi bruker en scoringsmodell som avgjør om det er hensiktsmessig å iverksette rettslig skritt for videre oppfølging, eller fortsette med utenomrettslig inkasso i form av overvåking.
Rettslig pågang
Varsel om tiltak
Dersom kravet har vært i et utenomrettslig inkassoløp, blir det sendt et brev som oppfordrer pasienten til å ta kontakt med oss for å komme til en frivillig løsning. I motsatt fall informeres pasienten om at det kan bli vurdert videre tiltak.
Varsel om rettslig tiltak
Pasienten mottar her et varsel om at utleggsbegjæring vil bli sendt til Namsmannen dersom kravet ikke betales innen 14 dager.
Utleggsbegjæring
Ca. 150 dager etter fakturaen ble sendt, tar vi en helhetlig vurdering av kravet før det sendes en utleggsbegjæring til Namsmannen. Når saken sendes til Namsmannen påløper rettslige salærer, samt gebyr til staten. Etter at Namsmannen har gjennomført sin vurdering, mottar vi beslutningen og følger opp kravet på den mest hensiktsmessige måten.
OVERVÅKING
Dersom vi ikke anser det hensiktsmessig å iverksette rettslig skritt, legges saken til overvåk og følges videre opp i henhold til interne rutiner. Dette vil være situasjoner der det er identifisert at pasienten ikke har betalingsevne. Hvis pasienten sin økonomiske situasjon endrer seg vil det medføre en ny vurdering for videre tiltak.
Tilleggsinformasjon
Pasientkontakt
Vi kontakter pasienten per telefon og SMS som en del av vår innfordringsprosess. Hvis pasienten har utfordringer med å betale innen fristen, kan vi tilby betalingsavtaler i form av utsettelser eller gjeldsordning/avdragsavtaler.
SMS-påminnelse om utestående inkassosak
For at det ikke skal oppstå usikkerhet tilknyttet meldingens legitimitet ønsker vi å synliggjøre hva som kjennetegner våre elektroniske påminnelser. CrediCare står som avsender på alle SMS-er som sendes. Teksten kan variere ut ifra hvilken informasjon som er hensiktsmessig å ha med, men en SMS fra CrediCare vil som oftest inneholde:
- Saksnummer
- Klinikkens navn
- Betalingsinformasjon
SMS-en inneholder også en lenke til MinConvene som pasientene kan klikke seg inn for mer informasjon eller betale utestående.
Omtvistede krav
Dersom pasienten er uenig i kravet tar vi kontakt med behandleren som opprettet kravet for å høre hva som er ønskelig prosess videre. Det må tas en vurdering om saken skal sendes til forliksrådet for å avklare tvisten eller om den skal krediteres. Saken stoppes hos oss i påvente av tilbakemelding fra behandler.
Dekningsrekkefølge
Innbetalinger dekker først det opprinnelige kravet. Er det derimot sendt en utleggsbegjæring vil de rettslige omkostningene dekkes før det opprinnelige kravet.
Flere krav mot samme pasient
Vi tilstreber å samle flere inkassosaker i en rettslig prosess slik at pasienten spares for rettsgebyr og andre saksomkostninger.
Utenlandsk adresse
Faktura sendes ikke til utlandet med mindre dette er særskilt avtalt.
Skjult backup – la stå
Nedenfor er innfordringsprosessen forklart fra A til Å:
Faktura
Faktura blir sendt dersom pasienten forlater klinikken uten å betale, eller aktivt velger å betale med faktura. Fakturaen blir enten sendt per post, Digipost eller elektronisk påfølgende virkedag.
Inkassovarsel
Inkassovarsel sendes 14 dager etter betalingsfristen dersom faktura ikke blir betalt. Inkassovarselet har en betalingsfrist på 14 dager. I varselet oppfordres pasienten til å ta kontakt med oss ved spørsmål eller om vedkommende er uenig i kravet.
Betalingsoppfordring
Dersom inkassovarselet ikke blir betalt sendes det en betalingsoppfordring tre dager etter forfall. Det påløper det et lett salær.
Purring etter tungt salær
Om kravet fortsatt ikke er betalt, tar vi kontakt med pasienten gjennom telefon og SMS for å komme til en løsning. Dersom kravet ikke er betalt etter at betalingsoppfordringen er sendt, er neste steg at det påløper et tungt salær. Det er en dobling av lett salær. Det vil da sendes en ny påminnelse per post.
Vurdering
Dersom vi fremdeles ikke har oppnådd en frivillig løsning med pasienten, vil vi vurdere hva som er best å gjøre videre. Vi bruker en scoringsmodell som avgjør om det er hensiktsmessig å iverksette rettslig skritt for videre oppfølging, eller fortsette med utenomrettslig inkasso i form av overvåking.
RETTSLIG PÅGANG
Varsel om tiltak
Dersom kravet har vært i et utenomrettslig inkassoløp, blir det sendt et brev som oppfordrer pasienten til å ta kontakt med oss for å komme til en frivillig løsning. I motsatt fall informeres pasienten om at det kan bli vurdert videre tiltak.
Varsel om rettslig tiltak
Pasienten mottar her et varsel om at utleggsbegjæring vil bli sendt til Namsmannen dersom kravet ikke betales innen 14 dager.
Utleggsbegjæring
Ca. 150 dager etter fakturaen ble sendt, tar vi en helhetlig vurdering av kravet før det sendes en utleggsbegjæring til Namsmannen. Når saken sendes til Namsmannen påløper rettslige salærer, samt gebyr til staten. Etter at Namsmannen har gjennomført sin vurdering, mottar vi beslutningen og følger opp kravet på den mest hensiktsmessige måten.
OVERVÅKING
Dersom vi ikke anser det hensiktsmessig å iverksette rettslig skritt, legges saken til overvåk og følges videre opp i henhold til interne rutiner. Dette vil være situasjoner der det er identifisert at pasienten ikke har betalingsevne. Hvis pasienten sin økonomiske situasjon endrer seg vil det medføre en ny vurdering for videre tiltak.
***
Tilleggsinformasjon
Pasientkontakt
Vi kontakter pasienten per telefon og SMS som en del av vår innfordringsprosess. Hvis pasienten har utfordringer med å betale innen fristen, kan vi tilby betalingsavtaler i form av utsettelser eller avdragsavtaler.
Omtvistede krav
Dersom pasienten er uenig i kravet tar vi kontakt med behandleren som opprettet kravet for å høre hva som er ønskelig prosess videre. Det må tas en vurdering om saken skal sendes til forliksrådet for å avklare tvisten eller om den skal krediteres. Saken stoppes hos oss i påvente av tilbakemelding fra behandler.
Dekningsrekkefølge
Innbetalinger dekker først det opprinnelige kravet. Er det derimot sendt en utleggsbegjæring vil de rettslige omkostningene dekkes før det opprinnelige kravet.
Flere krav mot samme pasient
Vi tilstreber å samle flere inkassosaker i en rettslig prosess slik at pasienten spares for rettsgebyr og andre saksomkostninger.